En kørebog til erhvervskørsel i elbil eller plug-in hybrid følger de samme regler som en kørebog til en benzin- eller dieselbil. Det afgørende er, om du kører i egen bil, hvad turens formål er, og hvordan arbejdsgiveren kontrollerer afregningen. Strømforbrug, elektrisk rækkevidde og fordelingen mellem el og benzin afgør ikke retten til skattefri kørselsgodtgørelse. Opladning, omveje og automatiske turregistreringer giver dog nogle praktiske forhold, du skal være opmærksom på, når kørslen skal dokumenteres.
Skattefri kørselsgodtgørelse afhænger af bilen og turens formål
Som lønmodtager kan du få skattefri kørselsgodtgørelse for erhvervsmæssig kørsel i egen bil, når betingelserne er opfyldt. Det gælder også for elbiler og plug-in hybrider. Der findes ikke en særlig kilometersats for biler, der bruger strøm, og godtgørelsen skal ikke beregnes ud fra dine faktiske udgifter til opladning eller benzin.
Satserne fastsættes for det enkelte år. Inden for samme kalenderår afhænger satsen blandt andet af, om du har passeret grænsen på 20.000 kilometer hos den pågældende arbejdsgiver. Har du flere arbejdsgivere, opgøres kilometerne hos hver arbejdsgiver for sig. Bilens drivmiddel ændrer ikke denne opdeling.
Egen bil kan også være en bil, du selv leaser og afholder udgifterne til. En firmabil, som arbejdsgiveren stiller til rådighed, giver derimod ikke grundlag for skattefri kørselsgodtgørelse for kørsel i den bil. Få derfor bilens status afklaret fra starten. En detaljeret kørebog kan dokumentere turene, men den kan ikke gøre en firmabil til egen bil eller en privat tur til erhvervskørsel.
En kørebog til elbil skal dokumentere de samme oplysninger
Afregningsbilaget skal indeholde modtagerens navn, adresse og CPR-nummer samt kørslens erhvervsmæssige formål, dato, mål og eventuelle delmål. Hertil kommer antallet af erhvervsmæssigt kørte kilometer, den anvendte sats og beregningen af godtgørelsen. Oplysningerne kan være fordelt mellem et afregningssystem og de tilhørende registreringer, men dokumentationen skal hænge sammen og kunne kontrolleres.
Beskriv formålet, så en anden person kan forstå, hvorfor du kørte turen. »Arbejde« eller »møde« fortæller meget lidt. »Besigtigelse af ventilationsanlæg hos kunde på Industrivej 14« giver et langt mere brugbart grundlag. Har turen flere stop, skal delmålene fremgå, så ruten og kilometerantallet kan forklares uden efterfølgende gætterier.
Registreringsnummer og kilometertællerens stand ved start og slut er nyttige supplerende oplysninger. De hjælper med at identificere bilen og opdage fejl, især hvis du skifter mellem to biler. De erstatter dog ikke de obligatoriske oplysninger på afregningsbilaget. En kørebog med præcise kilometertællerstande er stadig mangelfuld, hvis det erhvervsmæssige formål mangler. Til gengæld behøver du ikke registrere batteriprocent, opladede kilowatt-timer eller benzinforbrug for at dokumentere kilometerafregningen.
Ladestop og private omveje skal holdes adskilt
Et ladestop undervejs på en erhvervstur gør ikke i sig selv turen privat. Kører du langt til en kunde, kan nødvendig opladning være en naturlig del af turen. Dokumentér ruten og stopstedet, hvis opladningen medfører en afvigelse, som ellers kan være svær at forklare. En kort bemærkning om nødvendig opladning kan vise, hvorfor den registrerede tur ikke følger den umiddelbart korteste vej.
Et privat ærinde bliver derimod ikke erhvervsmæssigt, fordi bilen samtidig bliver ladet op. Kører du eksempelvis til et indkøbscenter for at handle privat efter kundebesøget, skal den private del vurderes særskilt. Det er turens faktiske formål og forløb, der tæller, ikke navnet på ladestationen eller den kategori, din app automatisk foreslår.
Antag, at du kører fra kontoret til en kunde og tilbage, og at erhvervsruten er 48 kilometer hver vej. På hjemturen tager du en privat afstikker, som lægger 8 kilometer til turen. Kilometertælleren viser derfor 104 kilometer for hele forløbet, men afregningen skal kun omfatte de 96 erhvervsmæssige kilometer. Notér de 8 private kilometer særskilt. Så stemmer dagens samlede kørsel, uden at afstikkeren kommer med i godtgørelsen. Valget mellem en samlet kilometeroptælling og en kørebog efter Skattestyrelsens krav
er derfor ikke blot et spørgsmål om format, men om at dokumentere, hvilke kilometer der kan afregnes.
Opladning og benzin dækkes af kilometersatsen
Kørselsgodtgørelsen dækker biludgifter efter en standardsats. Du skal derfor ikke sænke satsen, fordi du har ladet billigt hjemme, eller hæve den, fordi du har brugt en dyr hurtiglader. Det samme gælder en plug-in hybrid, der kører den ene tur på strøm og den næste hovedsageligt på benzin. Du skal ikke føre to forskellige kilometerregnskaber efter energikilde.
Arbejdsgiveren kan ikke blot lægge refusion af strøm eller brændstof oven i den skattefri kilometersats som endnu en skattefri dækning af samme biludgift. Betaler arbejdsgiveren eksempelvis din opladning under en kundetur, skal betalingen håndteres korrekt i forhold til godtgørelsen og beskatningen. Bed lønkontoret afklare ordningen, før du sender både ladeudgift og kilometer til afregning.
Parkering og broafgifter er en anden type udgifter. De kan efter reglerne dækkes særskilt som udlæg efter regning, når de vedrører erhvervskørslen og er dokumenteret. Gem derfor kvitteringerne adskilt fra selve kilometerberegningen. Se nærmere på en samlet kvittering fra et ladeanlæg, hvis den både indeholder opladning og parkering. De enkelte poster skal behandles efter hver deres regler, selv om de står på samme kvittering.
Hjemmeadressen og 60-dages-reglen kræver særlig opmærksomhed
En tur fra hjemmet til et arbejdssted er ikke automatisk erhvervsmæssig, selv om du medbringer værktøj, computer eller varer. For kørsel mellem hjem og arbejdsplads spiller 60-dages-reglen en central rolle. Den omfatter som udgangspunkt kørsel mellem hjemmet og samme arbejdsplads i højst 60 arbejdsdage inden for de forudgående 12 måneder. Kørsel mellem arbejdspladser for samme arbejdsgiver behandles efter andre dele af reglerne om erhvervsmæssig kørsel.
Optællingen knytter sig til arbejdsstedet, ikke til bilen. Du starter altså ikke forfra, fordi du skifter fra dieselbil til elbil, bruger en anden privat bil eller får en ny ladeaftale. Et nyt kalenderår nulstiller heller ikke automatisk optællingen. Derfor skal kørebogen kunne vise kørslen mellem hjemmet og det enkelte arbejdssted på tværs af måneder og årsskifte.
Et hjemmekontor gør heller ikke uden videre enhver tur hjemmefra til kørsel mellem to arbejdspladser. Den skattemæssige vurdering kræver mere end en skrivebordsplads og en bærbar computer. Få din konkrete arbejdssituation afklaret, hvis afregningen bygger på, at hjemmet er arbejdssted. Appens mærkat »erhverv« dokumenterer ikke, at betingelserne faktisk er opfyldt.
Arbejdsgiverens kontrol skal kunne ses i afregningen
Arbejdsgiveren skal kontrollere grundlaget for den skattefri udbetaling. Det er ikke tilstrækkeligt, at du selv registrerer turene og erklærer, at de er korrekte. Kontrollen skal blandt andet omfatte formål, destinationer, datoer, kilometer og beregning. Den skal være reel og foretages i forbindelse med afregningen. En automatisk overførsel fra kørebogsappen til lønsystemet erstatter ikke kontrollen.
Ved kørsel i elbil eller plug-in hybrid kan et ladestop give fejl i registreringen, hvis appen opdeler én sammenhængende tur i flere dele. Kontrollér derfor, at både strækningen frem til laderen og resten af turen er kommet med. Se også efter dobbeltregistreringer, hvis både telefonen og bilens system leverer turdata. Registrér og gennemgå oplysningerne løbende, mens du stadig kan huske stop og ændringer.
Ved rettelser bør det fremgå, hvad der er ændret, og hvorfor. Har en tur eksempelvis fået en forkert slutadresse, skal den korrekte adresse og forklaringen kunne findes sammen med afregningen. Gem også dokumentation for godkendelsen, så det efterfølgende kan ses, hvem der kontrollerede bilaget. Hvis systemet kun gemmer den senest redigerede tur, bør virksomheden sikre en særskilt kopi af det grundlag, der faktisk blev godkendt og udbetalt efter.